Оптимизация деятельности вузовских библиотек

Своевременно адаптироваться к потоку преобразований, определить свою миссию, выстроить систему приоритетов и стратегию развития — главная задача библиотек.

По результатам мониторинга Минобрнауки РФ в 2012 году неэффективные вузы должны представить программы оптимизации деятельности. В связи с этим становится необходимой оптимизация деятельности вузовской библиотеки, включающая нахождение наилучшего варианта решения задачи современного образовательного пространства.

Библиотека является структурным подразделением учебного заведения, она выполняет свои институциональные функции и функции, предписанные ей вузом, она не должна быть оторванной от технологических процессов других структурных подразделений, таких, как учебно-методическое управление, отдел кадров, факультеты, деканаты, кафедры, филиалы и т.д. Этому способствует внедрение новых информационных технологий в работу библиотек и активное использование электронных ресурсов. Основная цель внедрения новых технологий — обеспечение свободного доступа пользователей ко всем видам открытой информации, расширение информационных услуг.

Внедрение электронной доставки документов на рабочее место, использование электронных библиотек и каталогов, интернета и возможностей сайта библиотеки, копирование и сканирование документов — это лишь некоторые меры, чтобы сделать библиотеку главной лабораторией вуза, активной составляющей образовательного процесса.

Развитие единой образовательной информационной среды предполагает и развитие электронных средств поддержки учебного процесса, в том числе, развитие электронных библиотек.

Библиотечная технология

Внедрение автоматизированных систем и технологий в библиотечную практику началось в 90-е годы 20 века. Автоматизация должна была способствовать:

- освобождение специалистов от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- обеспечение достоверности информации;

- замена бумажных носителей данных на электронные;

- совершенствование документооборота;

- уменьшение затрат на информационные услуги;

- предоставление пользователям дополнительных услуг и т. д.

На основе использования интернета и открытых стандартов, способных осуществить взаимодействие разных АБИС друг с другом. Это обстоятельство создаёт принципиально новые возможности.

Для цикла обслуживания пользователя:

- предоставление электронного каталога в интернете;

- поиск документов через интернет по различным поисковым критериям;

- заказ документов через интернет для книговыдачи;

- заказ документов через интернет для МБА, включая электронную доставку документов (ЭДД);

- контроль исполнения заказов на книговыдачу и МБА через интернет;

- организация службы ЭДД.

Для цикла обработки документов:

- каталогизация заимствованием, т.е. использование внешних источников библиографических и авторитетных данных для ведения собственного электронного каталога (ЭК) библиотеки;

- совместное автоматизированное создание общих информационных ресурсов в режиме онлайн;

- совместная разделяемая подписка на периодические издания библиотек с учётом подписок других партнёрских библиотек, например в рамках одного консорциума, и возможность совместного использования службы ЭДД.

Широкое распространение интернета действительно открывает принципиально новые возможности в плане межбиблиотечного сетевого взаимодействия.

В настоящее время практически все вузовские библиотеки получили принципиальную возможность перехода к каталогизации заимствованием, однако для превращения этой возможности в её естественный технологический этап требуется модернизация программного обеспечения существующих АБИС, реорганизация библиотек и адаптация персонала.

Следующим этапом должно являться создание вузовских электронных библиотек, когда пользователь получает через интернет доступ не только к электронному каталогу, но и к мультимедийным документам. Трудно переоценить эту возможность для вузовского учебного и научного процессов, когда оперативность доступа к информационному ресурсу вне зависимости от расположения пользователя является ключевым моментом для получения качественного образования. Особенно это важно для удалённых вузов. В нашей стране технологии электронных библиотек начали создаваться вне библиотек, что принесло большую путаницу в рубрикацию документов, в определение точек доступа для поиска документов через поисковые формы.

В настоящее время происходит осознание этих проблем, библиотеки начинают в той или иной степени вовлекаться в проекты по созданию электронных коллекций. При этом каждая из сторон получает определённую выгоду от такого рода сотрудничества. Библиотеки используют свой опыт классификации, систематизации, предметизации ресурсов, создания качественного поискового образа документа в соответствии с общероссийскими форматами и стандартами. Внешние организации обеспечивают представление информационных ресурсов в электронной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации по защите авторских прав, оборудование для накопления, хранения и использования этих ресурсов, специализированное программное обеспечение, ориентированное на работу с различными видами полнотекстовых документов, в том числе для их контекстного поиска, автоматического создания аннотаций и пр. ( современная университет. б-ка. С. 62-66).

Во многих вузовских библиотеках применяется система автоматизации библиотек Ирбис (САБ Ирбис). В настоящее время в НБ КемГУ внедрена версия Ирбис 64 при технической поддержке центра научно-информационных технологий КемГУ (ЦНИТ). Обмен опытом и решение актуальных проблем внедрения автоматизации проходит в Ирбис-клубе (на базе библиотек города Красноярска).

Рассмотрение взаимосвязей структурных подразделений на разных участках технологического цикла в условиях внедрения автоматизированных технологий неизбежно ведет к изменению структуры организации, это выливается не только в создание службы автоматизации, но и в изменение структуры традиционных отделов библиотеки.

В результате внедрения автоматизации библиотечных процессов произошла реструктуризация, образован новый отдел компьютеризации библиотечно-информационных процессов с читальным залом Интернет, в отделе обслуживания выделен сервисный центр. Реорганизация преследовала цель повышения эффективности деятельности библиотеки. В результате автоматизации технологических процессов создан и пополняется электронный каталог, базы данных, веб-сайт, функционирует виртуальная справочная служба, ведется электронная картотека книгообеспеченности, в автоматизированном режиме осуществляется заказ литературы и книговыдача на всех пунктах выдачи.

Стратегическая деятельность университетской библиотеки.

Происходящие социокультурные изменения вызывают потребность в соответствующей адекватной реакции университетской библиотеки, что ставит перед ней задачи мобильного и гибкого управления своей деятельностью. Эволюция библиотеки связывается с реализацией ею стратегий, направленных на обеспечение устойчивого развития университета, частью которого она является, и на формирование личности информационного общества. Поэтому принимаемая библиотекой стратегия развития должна основываться на исследованиях социокультурных изменений в университетском контексте, ставя целью управление этими изменениями. Библиотека должна непрерывно задаваться вопросами, насколько она отвечает запросам пользователей, как обеспечить процессы обучения и исследования в виртуальной среде, как лучше организовывать библиотечное пространство и др.

В условиях многоформатности и быстрого увеличения объёма информационных ресурсов, повсеместного применения новых информационно-коммуникационных технологий, расширения потребностей пользователей и одновременно ограничения физических возможностей наращивания традиционных фондов возрастает необходимость в проектном развитии университетской библиотеки, позволяющем привлекать и сосредоточивать библиотечные ресурсы на наиболее актуальных направлениях, способных стать точками её роста.

Создание Web-сайта библиотеки поставило на новый уровень все технологические процессы — от комплектования, каталогизации и справочно-информационного обслуживания до методической работы.

На сайтах библиотек появляются виртуальные справочные службы. Преимущество этого информационного обслуживания: справочно-библиографической услуги, предоставляемые через Интернет и не требующие личного посещения библиотеки, а также возможность задать вопрос в любое удобное для пользователя время. Справочно-библиографическое обслуживание пользователей в виртуальной среде дает возможность выполнять справки в режиме отложенного времени, что позволяет осуществлять справочно-библиографическое обслуживание на высоком качественном уровне. Этот способ общения пользователя и библиографа не требует дополнительных трудовых ресурсов и финансов. Справочно-библиографические службы библиотек должны трансформироваться в соответствии с требованиями информационного общества. Виртуальные справочные службы должны стать одной из наиболее активно развивающихся форм обслуживания удаленных пользователей в сетевой среде, т. к. позволяет быстро и качественно выполнять их запросы.

Ещё одним элементом Инновационной программы было обозначено осуществляемое в рамках модернизации университетской науки и образования развитие библиотеки как информационно-образовательного центра, что потребовало её существенного технологического и структурного реформирования.

Проектная деятельность, ставящая целью достижение соответствия библиотеки современным потребностям университетского образования, влечёт за собой развитие библиотечных технологий и создание инновационной инфраструктуры, совершенствование сервисных возможностей и модификацию функций справочно-библиографических подразделений и, как следствие, изменение всей системы информационного обслуживания. В то же время усложнение библиотечных технологий сделали необходимым появление в штате университетской библиотеки Web-мастеров, системных администраторов, библиотекарей-технологов, специалистов по связям с общественностью, работников виртуальных справочных служб.

Объективной потребностью становится стратегическое планирование инновационного развития библиотеки для создания в университете гибкой, функциональной, «дружественной» высокотехнологичной библиотечной среды, обеспечивающей максимальную поддержку научных исследований и обучения, социализацию личности. В университете актуальность стратегического планирования библиотеки обусловлена ещё и особенностями классического высшего образования, такими, как интеграция с фундаментальными научными исследованиями, открытость в мировом масштабе, универсальность и др. Стратегическое планирование библиотеки приобретает принципиальное значение как с точки зрения перспектив информационно-ресурсного обеспечения обучения и исследований, так и с точки зрения перспектив развития библиотеки и университета в целом.

Основой для реализации стратегий развития служит стратегический план, включающий помимо общих заявлений о миссии и ценностях, исповедуемых библиотекой, такие цели, как увеличение объёма предоставляемых информационных ресурсов во всех возможных форматах, формирование информационной культуры пользователей, совершенствование управления персоналом и др. Они конкретизируются в задачи, которые библиотека ставит перед собой на определённый период.

Данные направления непосредственно связаны с деятельностью библиотеки как информационно-образовательного и культурного центра университета. Для их реализации требуется решение комплекса задач, включающего укрепление статуса университета как центра информатизации и информационной безопасности, создание единого регионального образовательного пространства.

В настоящее время в российских вузовских библиотеках получил распространение процесс внедрения системы менеджмента качества как одного из направлений их деятельности. Библиотеки стремятся сертифицироваться по международному стандарту ИСО 9001:2000. ( Опарина О.Д. «Социокультурная динамика университетской библиотеки»).

Реализация на практике инновационных стратегий развития базируется на современных технологиях менеджмента качества.

Разработка стратегического плана развития библиотеки позволяет определить перспективные направления в рамках общей стратегии развития университета. Степень удовлетворенности информационных потребностей пользователей рассматривается как один из критериев достижения целей при стратегическом планировании инновационного развития библиотеки и университета в целом. Стратегическое планирование деятельности библиотеки связывается с концепцией информационно-образовательного пространства университета. Определяются задачи на перспективу: внедрение новых информационно-коммуникационных технологий, работа в виртуальной среде и другие. Университетские библиотеки не должны оказаться в стороне от инновационных образовательных процессов.

Общие принципы стратегического планирования развития библиотек:

- охват всех сторон деятельности библиотеки (комплектование, сервисы, ресурсы, кадровое обеспечение и др.);

- поступательность в развитии и реалистичность планов;

- тщательный учёт благоприятных возможностей и потенциальных рисков, сильных и слабых сторон библиотеки и вуза в целом;

- увязка стратегии развития библиотеки с общей стратегией развития вуза;